Datenschutz

Der TV Blau-Weiß Jülich verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeits- arbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundes- datenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzverordnung.

1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht autoamatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oden Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, dass Bundesdatenschutzgesetes und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Geschlecht, Anschrift (Straße, Hausnummer PLZ, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlicher Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. die Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum TVM werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diesen weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme an Medenspielen beantragen (Spielberechtigung) und an solchen teilnehmen.

3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in Internetauftritten (Homepage) veröffentlicht und ggf. an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen oder gesellschaftlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter und Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstandes, der Trainer, des Sekretärs und der Gastwirte mit Vornamen, Nachnamen, Funktion, E-Mailadresse und Telefonnummer geführt.

4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach §26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung zugeordnet.

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Trainern und freiwilligen Helfern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei ver- wendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgege- ben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmer-listen, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen (z. B. zum Nachweis der Anwesenheit, zur Teilnahme an einem sportlichen Event) gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitglieder-liste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mit-glied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und /oder deren privater E-Mail-Account verwendet werden, sind die E-Mail- Adressen als „bcc“ zu versenden.

7 Verpflichtung auf Vertraulichkeit

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben ( z.B. Vorstand, Trainer) sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogen Daten zu verpflichten.

8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel nur 4 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung  personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich nur durch den Vorstand und den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Mannschaften und Gruppen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z. B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Mannschaften und Gruppen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist . Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weissungen des Vorstandes kann der Vorstand nach §26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstandes nach §26 BGB ist unanfechtbar.

10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese

Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche vorgaben und insbesondere gegen die Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzverordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.